Nebenkostenabrechnung erstellen: Rechte und Pflichten für Vermieter

Eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, gehört zu den jährlichen Pflichten eines jeden Vermieters. Doch immer wieder gibt es Streitigkeiten rund um diese Abrechnung. Im Folgenden erklären wir Ihnen daher, worauf Sie achten sollten, damit es dazu nicht kommt. Übrigens ist sogar gesetzlich geregelt, dass die Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr erstellt werden muss, sofern der Mieter zusammen mit der Miete monatliche Nebenkosten-Vorauszahlungen leistet.

Frist beachten

Um die Nebenkostenabrechnungen korrekt erstellen zu können, ist einiges an Know-how gefragt. Daher eignen sich insbesondere Vorlagen gut, da dort alle relevanten Punkte und Kriterien bereits aufgeführt und lediglich ausgefüllt werden müssen. Für die Erteilung der Abrechnung hat man als Vermieter ein Jahr Zeit, gerechnet vom Ende des Abrechnungszeitraums. Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2018 muss beispielsweise bis zum 31.12.2019 ausgestellt werden. Hält man als Vermieter diese Frist nicht ein, dann besteht kein Anspruch mehr auf mögliche Nachzahlungen. Umgekehrt gilt dies nicht: Auch bei einer verspäteten Abrechnung muss ein vorhandenes Guthaben noch an den Mieter ausbezahlt werden.

Für Widerspruch ein Jahr Zeit

Sollte der Mieter in der Nebenkostenabrechnung Fehler feststellen, dann hat dieser ein Jahr nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, Widerspruch einzulegen. Wenn der Mieter diese Frist nicht einhält, dann können keine Ansprüche mehr gegen die Nebenkostenabrechnung geltend gemacht werden, es sei denn, dieser hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Inhalt und Umlageschlüssel

Damit die Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben genügt, müssen einige Angaben immer enthalten sein. Dazu zählen der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, der Umlageschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Der Umlageschlüssel orientiert sich dabei immer an den Vereinbarungen im Mietvertrag. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, dann werden die Mietkosten nach Wohnfläche verteilt. Die Kosten können jedoch auch anhand des erfassten Verbrauchs durch den Mieter, umgelegt werden, dies gilt es jedoch vorher im Mietvertrag festzuhalten.

Nebenkostenabrechnung Gewerbe

Auch in einem Gewerbemietrecht muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung stellen, wenn diese im Mietvertrag vereinbart wurde. Die Betriebskostenverordnung legt die Grundlage für alle Arten von Nebenkosten, diese beziehen sich jedoch nur auf privaten Wohnraum. Bei einer Gewerbemiete können weitere Betriebskosten geltend gemacht werden, diese müssen jedoch im Mietvertrag detailliert aufgeführt sein. Auch nach dem Ablauf der Jahresfrist kann man bei einem Gewerbe-Wohnraummietrecht als Vermieter noch die Nebenkostenabrechnung stellen und die Forderungen gegenüber dem Mieter erheben.

Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden und welche nicht?

Ohne Nebenkosten-Vereinbarung im Mietvertrag gelten die Nebenkosten durch die Entrichtung der Bruttomiete bereits als abgegolten. Mittlerweile werden diese jedoch immer separat abgerechnet. Dabei gibt es eine Reihe an umlagefähigen Nebenkosten, dazu zählen unter anderem die Grundsteuer, Kosten für die Wasserversorgung, für die Entwässerung von Haus und Grundstück sowie für zentrale Heizungsanlagen. Aber auch die Betriebskosten, zentrale Warmwasserversorgungsanlagen, die Kosten für die Reinigung und Wartung von Gasstellen sowie die Kosten für Personen- und Lastenaufzüge können umgelegt werden. Dazu kommen regelmäßige Kosten für die Müllbeseitigung und Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Beleuchtung. Auch die Reinigung des Schornsteins kann umgelegt werden, die Kosten für verschiedene Versicherungen, den Hausmeister, eine Antennenanlage oder einen gemeinschaftlichen Waschraum. Nicht umgelegt dürfen dagegen Kosten für die Verwaltung des Hauses. Eine Hausverwaltung oder eventuelle Mitarbeiter müssen vom Vermieter selbst getragen werden. Genauso ist es bei Leerstand, auch dieser darf nicht vom Mieter getragen werden.